Personvernerklæring for Svalbard folkehøgskole

Behandlingsansvarlig
Rektor er på vegne av Svalbard folkehøgskole behandlingsansvarlig for skolens behandling av personopplysninger.

Lagring av personopplysninger
Vi lagrer følgende personopplysninger om våre elever: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, fødselsnummer, kontonummer, statsborgerskap, kjønn, linjevalg, opplysninger om fravær, særskilte helseopplysninger og annen informasjon eleven har skrevet om i søknaden.

Vi lagrer følgende personopplysninger om våre kunder:
(Firma)navn, kontaktperson, adresse, telefonnummer og e-postadresse.

Formål med behandlingen
Vi behandler opplysningene for å kunne gjennomføre våre forpliktelser overfor statlige institusjoner, kunder og elever i forhold til tjenester og skoledrift. Vi benytter opplysningene for å kunne gi informasjon i forbindelse med elevstevner og andre arrangementer som skolen har.

Grunnlaget for behandlingen
Informasjon om navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, fødselsnummer, kontonummer, statsborgerskap, kjønn, linjevalg, opplysninger om fravær og særskilte helseopplysinger blir benyttet for å ivareta avtalen om undervisning. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel Art 6 (b).

Dersom du har gitt samtykke til det, blir også opplysningene benyttet til å gi deg informasjon på e-post og SMS om elevstevne og andre arrangement som skolen har. Grunnlavet for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a). Du kan når som helst takke nei til å motta slik informasjon fra oss.

Innhenting av personopplysninger
I forbindelse med din søknad til skolen gjennom www.folkehogskole.no, lagrer vi de personopplysningene du har oppgitt i søknadsskjemaet på WisWebNavi. Dette er folkehøgskolenes databasesystem for søkere, elever og tidligere elever. Videre lagrer vi personopplysninger som blir sendt til oss via kontaktskjema på nettsiden. Dette blir lagret som e-post.

Vi benytter informasjonskapsler/cookies på våre nettsider for å gi deg som besøker siden en best mulig kundeopplevelse og service. Lov om elektronisk kommunikasjon krever at vi informerer våre besøkende om bruk av informasjonskapsler (Cookies).

Utlevering av opplysninger til tredjepart
Vi vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det, eller har fått godkjennelse om dette fra deg.

Rettelser og sletting av personopplysninger
Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med din søknad blir lagret i vårt aktive elevregister. Opplysningene vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare, vil lagres i 5 år i henhold til lovens krav. Rettelser og sletting av opplysningene blir gjort i samsvar med gjeldende lovgivning.

Den registrertes rettigheter
Vi behandler dine personopplysninger i henhold til pesonopplysningsloven og gjeldende forskrifter. VI gjør deg oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger. Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

Informasjonssikkerhet
Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved nivåstyring av sensitive deler av avgitte opplysninger.

Kontaktinformasjon
Forespørsler om hva slags opplysninger som er registrert, eventuelle rettelser og sletting, kan sendes skriftlig til følgende adresse:

Svalbard folkehøgskole
Postboks 499
9171 LONGYEARBYEN
post@sfhs.no

Revidert 26.04.2021.21
Espen Klungseth Rotevatn, rektor
Silje M. Hagen, administrasjonssjef

Du kan forøvrig lese om retningslinjene for personvern for alle folkehøgskolene her