Personvernerklæring for Svalbard folkehøgskole

1.     Behandling av personopplysninger

I Svalbard folkehøgskole er vi opptatt av at du skal ha tillit til oss og hvordan vi behandler dine personopplysninger. I denne personvernerklæringen informerer vi om hvordan skolen innhenter, oppbevarer og bruker personopplysninger. Vårt mål er å være helt åpne om de data vi samler inn og gi deg forståelse for hvordan disse dataene brukes og evt. deles.

Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan for eksempel være navn og kontaktinformasjon, bilde, e-post osv. Bruk av personopplysninger må følge personopplysningsloven og vi vil sørge for at dine personopplysninger behandles i samsvar med lovverket.

2.     Behandlingsansvarlig

Dette er den som bestemmer behandlingen med formålet med personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes.

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte rektor.

Anne-Line Pedersen (rektor) – Svalbard folkehøgskole  

Kontaktinformasjonen til er:

Adresse: Vei 401-1

E-post: anne-line@sfhs.no

Telefon: 90890941

Org.nr.: 919216433

3.     Personopplysninger som behandles, formål og grunnlag for behandlingen

• Kommunikasjon og kontakt

Vi benytter i tillegg din kontaktinformasjon for å kunne besvare henvendelser som kommer inn til oss og for å kunne gi deg relevant informasjon i forbindelse med spørsmål til skolen, søknader og opptak. Formålet med behandlingen er å kunne gi deg relevant og god kundeservice og sikre effektiv håndtering av spørsmål og søknader.

Det juridiske grunnlaget for behandlingen er EUs personvernforordning artikkel 6 nr. 1 bokstav b) og/eller f).

For de som har kontakt med oss, tar vi vare på følgende informasjon:

• Kontaktopplysninger for organisasjonen og våre kontaktpersoner
• For søkere: Navn, adresse, telefonnummer, epost, fødselsnummer, statsborgerskap, språk, kjønn og pårørende. Annen informasjon som søker selv oppgir i søknad.
• Elever: I tillegg til ovennevnte opplysninger innhentes kontonummer, fraværsregistrering og kompetanseprofil knyttet til sikkerhetsfag.
• Eksterne samarbeidspartnere: e-post, SMS og møtereferat. Loggføring av telefonsamtaler og samtaler.Vi regner dette som bedriftsopplysninger som er nødvendig for at vi skal ha kunnskap om kundeforhold og søkere, for å gi god brukerstøtte på våre systemer og for lagring av historiske data. Vi har ingen automatiserte prosesser som behandler personopplysninger.

• Besøk på nettsider og markedsføring

For de som besøker våre nettsider, samler vi inn bruksdata for å se hvilke sider som brukes mest og dermed kunne tilpasse sidene best mulig.

Vi kan benytte Google Analytics til å måle bruken av nettsidene. IP-adressen anonymiseres ved at vi sletter den siste siffergruppen

All kommunikasjon foregår over sikker forbindelse med https.

Det juridiske grunnlaget for behandlingen er EUs personvernforordning artikkel 6 nr. 1 bokstav a) og markedsføringslovens § 15.

• Bruk av informasjonskapsler (cookies)

Vi benytter cookies for å:

• sikre at nettsiden fungerer teknisk som den skal
• forbedre brukeropplevelsen
• analysere trafikk og bruksmønstre på nettsiden
• tilpasse innhold basert på hvordan siden brukes

Vi lagrer ikke informasjon som kan identifisere deg direkte gjennom cookies.

Det juridiske grunnlaget for behandlingen er EUs personvernforordning artikkel 6 nr. 1 bokstav f. og artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

• Forhindre misbruk

Vi kan i tillegg benytte informasjon du sender til websiden, som f.eks. din IP-adresse, nettleserinformasjon, type enhet som benyttes, brukernavn og nettverkslokasjon for å ivareta sikkerheten i løsningen.

Det juridiske grunnlaget for behandlingen er EUs personvernforordning artikkel 6 nr. 1 bokstav b), c) og f).

• Rekruttering

Ved rekruttering vil vi kunne behandle navn, kontaktopplysninger, CV, søknad, tester o.l. for å behandle jobbsøknaden din.

Behandlingen har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b om å gjennomføre tiltak på grunnlag av søknaden med sikte på å inngå en arbeidsavtale. Personopplysningene innhentes fra søkeren og fra oppgitte referanser.

4.     Deling av opplysninger

Vi deler ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for dette, herunder når en slik deling er nødvendig for å kunne oppfylle vår avtale med deg eller det foreligger et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Vi bruker i enkelte tilfeller databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne, dette gjelder f.eks. der vi benytter oss av systemleverandører eller andre leverandører som er nødvendig for å oppfylle formålene som er angitt i denne personvernerklæringen. I slike tilfeller har vi inngått nødvendige avtaler for å sikre at opplysningene benyttes i tråd med gjeldende personopplysningsregelverk.

Vi kan også dele opplysninger med offentlig myndighet når dette er påkrevd i henhold til lov eller vedtak fra myndighet.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

5.     Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Normalt sett vil virksomheten ikke beholde personopplysninger over 10 år. Vi tar vare på personopplysninger fra elever i 3 år sett opp mot den generelle foreldelsesfristen.

Formålet med lagring av personopplysninger er saksbehandling av søknader, rapportering til Statens lånekasse og Navi/Udir.

Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav.

6.     Rettigheter for den registrerte

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.

For å ta i bruk dine rettigheter kan du kontakte oss på post@sfhs.no eller rektor anne-line@sfhs.no. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil kunne be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi gir tilgang til riktig person.

7.     Klager

Dersom du ikke er fornøyd med vår behandling av personopplysninger kan du kontakte oss på post@sfhs.no eller rektor anne-line@sfhs.no

Du har også rett til å klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider:  www.datatilsynet.no .

8.     Endringer

Vi har behov for å oppdatere vår personvernerklæring etter hvert som vi utvikler nye produkter og tjenester. Dersom vi gjør større endringer i vår personvernerklæring vil vi også kunne kontakte deg gjennom for eksempel e-post eller øvrige kanaler for å informere om endringen. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på våre nettsider.

Du kan forøvrig lese om retningslinjene for personvern for alle folkehøgskolene her